Inseriamo un nuovo cliente

Seguiremo ora la procedura per l'inserimento della anagrafica di un nuovo cliente.

Si premette che il cliente potrà anticipare via web l'inserimento dei propri dati anagrafici semplicemente inquadrando il QRCode affisso in struttura, In questo modo potrà anticipare personalmente l'inserimento della maggior parte dei suoi dati anagrafici e alleggerire il carico di lavoro della segreteria.

Nella sezione "Anagrafica cliente" del menu Wizard o nella sezione "Elenco utente" della voce di menu "Utenti-Abbonamenti-Pagamenti" troveremo il pulsante "nuovo utente" o "importa utenti da registrazione web". Attraverso il secondo pulsante potremo importare le anagrafiche degli utenti che si sono preregistrati via web e poi completarne l'anagrafica premendo il pulsante di matita nella riga corrispondente.

Premendo il pulsante di "nuovo utente" si aprirà una finestra con inizialmente quattro schede:

• Dati anagrafici, nella quale inseriremo i dati anagrafici del cliente, distinguendoli eventualmente da quelli del fatturante a quelli del frequentante (caso genitore-figlio)
• Abilitazioni utente staff, nella quale troveremo le abilitazioni dell'utente
• Eventi utente, nella quale troveremo le informazioni relative agli eventi di interesse dell'utente (ingressi permessi o vietati)
• Modulo trattamento dati, attraverso il quale definiremo la stampa e la sottoscrizione dell'utente al permesso per il trattamento dei dati personali

Dopo aver completato la prima scheda (dati anagrafici) possiamo premere il pulsante "Inserisci e completa". In questo modo compariranno altre tre schede:

• Tag utente, attraverso la quale sarà possibile associare la card all'utente in questione
• Certificati, attraverso la quale potremo inserire i certificati medici dell'utente, effettuare iscrizioni e assicurazioni
• Abbonamenti, attraverso la quale sarà possibile sottoscrivere un nuovo abbonamento all'utente, rinnovarlo ed effettuare gli incassi

Nella scheda dati anagrafici compaioni tre sezioni distinte:

• la sezione relativa alla scelta della società alla quale si sta effettuando l'iscrizione dell'utente (infatti possono esserci diverse società che gestiscono la struttura) e la data di inserimento
• l'anagrafica dell'intestatario della ricevuta
• l'anagrafica del frequentante del corso

Inserendo i dati nella sezione anagrafica dell'intestatario della ricevuta, il gestionale automaticamente compila i dati del frequentante, ritenendo che siano la stessa persona. 

Qualora fossero diverse, allora basterà correggere i campi del frequentate, inserendo i dati corretti.

Nella sezione anagrafica dell'intestatario della ricevuta troveremo il campo temporaneo sesso, che sarà necessario selezionare in modo da poter attivare correttamente la generazione automatica del codice fiscale (cliccando semplicemente sul campo stesso). Si fa notare che l'algoritmo di generazione automatica del codice potrebbe non essere corretto, dato che alcuni codici fiscali possono presentare omonimia. Quindi si consiglia di verificarne sempre l'esattezza con quello comunicato dal cliente.

Attraverso questa scheda è possible associare la card all'utente in questione.

Dopo aver inserito la scheda nel caricatore utente e averlo selezionato nella apposita casella di selezione "Dispositivo cattura" (infatti possiamo avere più caricatori a disposizione), dovremo scegliere dalla casella di selezione "Comando di associazione / disassociazione" il comando "Associa tag". 

In questo modo vedremo comparire un numero composto da quattro campi, separati da un punto, nella casella "ID Tag associato all'utente". 

Potremo a questo punto premere il pulsante "Registra consegna nuovo tag" e memorizzare l'operazione avvenuta.

Qualora volessimo far pagare all'utente il tag consegnato, allora potremo premere il pulsante  "paga tag" e compilare la ricevuta.

Dopo tale operazione sarà possibile stampare la ricevuta compilata in diversi formati o invairla via mail all'utente, se presente l'indirizzo mail in anagrafica.

Attraverso la scheda è possibile inserire o rinnovare:

• l'assicurazione alla struttura
• l'iscrizione alla struttura
• il certificato medico

Tali certificati sono unici per tutte le società operanti nella stessa struttura.

Dopo aver inserito per la prima volta l'iscrizione e l'assicurazione (che vengono visti come rinnovo 0), è possibile successivamente rinnovarli. Nel caso vengano monetizzate, è possibile procedere successivamente al pagamento e stampare la ricevuta sia in vari formati cartacei che inviarla via mail.

I certificati medici saranno volta per volta inseriti e potranno anche essere scansionati e conservati in forma digitale.

Attraverso la scheda abbonamenti l'operatore potrà inserire un nuovo abbonamento per l'utente in questione, rinnovarlo, effettuare il pagamento, stampare la ricevuta e visualizzare tutti i pagamenti effettuati per ciascun rinnovo.

Premendo il pulsante nuovo abbonamento si aprirà una finestra nella quale sarà richiesto di compilare i seguenti campi:

• attività
• corso corrispondente
• la validità dell'abbonamento (mensile, bimestrale, ecc.)
• la data di inizio (che di default viene impostata come la data odierna)
• la data di fine (che di default viene impostata automaticamente a seconda della validità di abbonamento scelta)
• la data di permesso (che di default viene impostata a dieci giorni dalla data odierna). Tale data di permesso viene presa in considerazione dal sistema, qualora in fase di pagamento l'utente pagasse solo un acconto. In tal caso se l'utente non ha saldato entro tale data, il sistema sucessivamente gli negherà l'accesso. Tale data è dunque importante per stabilire la data di un saldo o di un successivo acconto per i pagamenti ratealizzati.
• il costo (che viene impostato automaticamente in funzione del costo del corso scelto). E' possibile variare la importo (in caso di sconti o promozioni in atto)
• Note, nel quale campo si annotano indicazioni inerenti per esempio il conseguimento di promozioni o sconti effettuati in sede di abbonamento

Dopo aver inserito inizialmente i suddetti campi è possibile procedere premendo il pulsante "salva e completa". A queso punto compariranno i seguenti ulteriori campi:

• Controllo ingresso giornaliero, attraverso il quale si potrà inibire/permettere solo per questo abbonamento la possibilità all'utente di entrare in struttura più volte nello stesso giorno. Infatti per i bambini accompagnati sarà necessario permettere al genitore di entrare con la stessa scheda, dopo aver fatto entrare il figlio. Oppure è necessario se l'utente ha la necessità di uscire dall'area di controllo per raggiungere un eventuale distributore automatico posizionato nell'area reception
• l'area di accesso, ossia stabilire da quale area specifica di accesso l'utente dovrà entrare. Questa scelta è importante nei casi in cui per esempio esistono due tornelli di accesso distinti per una stessa area (vedi spogliatoio uomini e donne per una piscina).
• il livello tecnico, ossia il livello tecnico del corso. Questa scelta può essere importante per tutti quei abbonamenti a corsi di tipo agonistico ove è poi importante tener traccia dei vari abbonamenti e dei relativi livelli presenti.

  A fine di tutto premere il pulsante "aggiorna ed esci".

Come per le altre sezioni, dopo aver inserito l'abbonamento è possibile effettuarne il pagamento, il rinnovo ( e successivo pagamento corrispondente), la stampa della ricevuta nei vari formati cartacei (A4 doppia o A5 singola) o l'invio mail.

Si fa notare che prima dell'invio mail è necessario creare la ricevuta attraverso una generazione cartacea A5 (anche non formalizzando la successiva stampa), e poi procedere all'invio mail, che sarà possibile solo se l'utente avrà fornito una mail valida.