Schematizzazione funzionale

Per meglio utilizzare il gestionale è importante dapprima comprendere le funzioni di gestione.

Fondamentalmente avremo le seguenti funzioni:

• Definizione costituzionale struttura (Aree, Zone, Anagrafica aziendale,ecc..)
• Definizione attività sportive (Attività e Corsi)
• Gestione utenti (Definizione Anagrafica utenti e Abbonamenti)
• Gestione contabile (Incassi e Insoluti)
• Controllo accessi (Distribuzione tag, accessi manuali)

• Gestione dei servizi a pagamento
• Analisi statistica (Analisi degli incassi, ingressi, insoluti, ecc.)

La fase di definizione costituzionale della struttura avviene mediante il Menu' "Wizard Primo Avvio". 

Seguendo passo passo il Wizard Primo Avvio potremo inserire:

• I parametri di funzionamento del gestionale
• L'anagrafica aziendale
• Il responsabile del Trattamento Dati per la Privacy
• Le Aree della struttura
• Le Zone interne alle aree

Definiamo "Attività sportiva" la tipologia di sport che vogliamo inserire. Per esempio:

Nuoto Libero, Corso di Nuoto, Acquagym, Padel, Calcio, Pilates, Yoga, Palestra, ecc.

Per ciascuna attività andremo a definire il tipo di accesso in struttura, che dovrà effettuare l'utente, per usufruire del suo abbonamento. Abbiamo tre tipologie di controllo accesso:

• ad accesso libero (ossia l'utente potrà accedere liberamente nella struttura, negli orari stabiliti di ingresso settimanali del singolo corso)

• a lezioni - Le lezioni potranno essere del tipo di gruppo con istruttore (corsi di danza, di nuoto, ecc.= oppure personali con personal trainer: Nel primo caso l'utente accederà in struttura solo negli orari di lezione  settimanali (stabiliti nel singolo corso): mentre nel secondo caso l'utente potrà accedere solo nei giorni ed orari stabiliti con il personal trainer (in fase di abbonamento / rinnovo)
• a prenotazione (ossia l'utente potrà accedere liberamente nella struttura, negli orari stabiliti di ingresso settimanali del singolo corso, previa prenotazione)

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Definiamo "Corso" quello che attiviamo, relativamente a ciascuna attività, differenziandolo attraverso una serie di elementi fondamentali:

• l' orario di accesso al corso
• la tipologia del corso, ossia come verrà detratto il credito dell'abbonamento ad ogni singolo accesso: ad intervallo orario, ad ingressi, n volte settimana, appuntamento
• le tariffe del corso (il costo del corso settimanale, mensile, trimestrale, ingresso singolo, ecc.)
• le zone della struttura, che saranno interessate da quel singolo corso (per esempio le corsie di una piscina oppure le singole sale)

• Nella tabella degli ingressi settimanali per i corsi con attività ad accesso libero
• Nella tabella delle lezioni settimanali per i corsi con attività a lezione
• Nella tabella degli appuntamenti per i corsi con attività con personal trainer

Detrazione del credito

Ad ogni accesso l'abbonamento sarà scalato:

• Nessuno credito per gli accessi di tipo "ad intervallo orario" o "a prenotazione"
• Un ingresso completo, ad ogni accesso giornaliero, per gli accessi di tipo "ad ingressi"
• Un ingresso settimanale, ad ogni accesso settimanale, per gli accessi di tipo "n volte settimana"

Per esempio avremo i corsi così denominati:

Nuoto libero con accesso libero mattina, Corso di Nuoto lunedì-venerdì ore 18.00-19.00, Palestra accesso ad ingressi open ore 10.00-19.00, Palestra ingresso 3 volte alla settimana ore 17.00 - 20.00, ecc. .

La gestione di un utente si racchiude essenzialmente nella:

• definizione della sua anagrafica e
• la sottoscrizione / rinnovo dei suoi abbonamenti.
• la gestione delle sue lezioni con personal trainer o degli accessi con prenotazione

Definizione di una anagrafica utente

La definizione di una anagrafica utente viene effettuata mediante una serie di sezioni da compilare in sequenza:

• Dati anagrafici del fatturante e del frequentante
• Associazione tag per il controllo accessi
• Sezione certificati: certificato medico, iscrizione e assicurazione
• Abilitazioni utente: utente, staff, abilitazione alle prenotazioni web, utente disabile
• Modulo trattamento dati

La sottoscrizione di un nuovo abbonamento

La sottoscrizione di un abbonamento ad un utente prevede:

• La scelta dell'attività alla quale si vuole iscrivere
• La scelta dello specifico corso associato alla attività prescelta
• La scelta della periodicità di validità del corso (mensile, trimestrale, ecc.)
• La scelta della zona disponibile (la sala o la corsia)
• Definire se l'utente per questo abbonamento sarà soggetto a controllo giornaliero (ossia una volta entrato, l'utente non potrà più entrare nella stessa giornata)
• Definire l'area di accesso dal quale l'utente entrerà per usufruire di questo abbonamento

Si precisa che la prima sottoscrizione di un abbonamento viene interpretata dal gestionale come rinnovo 0.

Il rinnovo dell'abbonamento

Inoltre la gestione di un abbonamento prevede anche la gestione del suo successivo rinnovo. In questo caso si potrà scegliere:

• la data di inizio rinnovo
• la periodicità di validità del rinnovo (se uguale o diversa da quella scelta in fase di prima sottoscrizione).

Il rinnovo dell'abbonamento può essere anche effettuato direttamente on line dall'utente (previa attivazione dalla sezione Anagrafica / Abilitazioni utente) con pagamento con carta di credito o paypal.

Le lezioni private e gli accessi con prenotazione

Nella sezione abbonamenti si gestirà anche le prenotazioni (per i corsi appartenenti ad attività di tipo a prenotazione) e gli appuntamenti (per i corsi di tipo Personal Trainer).

La gestione contabile prevede gli incassi:

• degli abbonamenti di ciascun utente. Si dovrà definire l'importo (in acconto o a saldo), se la ricevuta sarà fatta per sè stesso o per il familiare, l'eventuale data massima di permesso all'ingresso in caso di acconto.
• dei servizi generici ossia la quota di iscrizione, dell'assicurazione, della vendita del tag, della ricarica dei servizi a pagamento (docce e prese spogliatoi). 

Inoltre la gestione contabile prevede anche:

• il trattamento degli insoluti di pagamento degli abbonamenti
• la gestione delle prime note dei pagamenti, potendola differenziare per gli abbonamenti, i generici (iscrizioni, ricariche, ecc.) o in modo unito.

Inoltre il gestore potrà effettuare il "Cambio esercizio contabile" per differenziare gli esercizi annuali (operazione effettuata normalmente all'inizio della stagione Autunnale".

Il controllo degli accessi viene effettuata mediante la dashboard presente in Home.

In tale dashboard saranno visualizzati, in tempo reale, tutti gli accessi permessi e vietati, su tutti i tornelli presenti. Per ciascun evento saranno visualizzate le informazioni utili (utente, abbonamento, numero di ingressi residui, ecc. ).

Per gli eventi vietati l'operatore in reception potrà forzare l'accesso premendo semplicemente un pulsante.

Inoltre l'operatore potrà gestire, sempre dalla dashboard in Home, le situazioni di card dimenticata e l'accesso a personale autorizzato (operatori delle pulizie, ospiti, ecc.).

I servizi a pagamento (docce e phon) sono gestiti mediante l'utilizzo di una card prepagata, che è la stessa card che viene utilizzata per il controllo accessi. 

Il credito viene memorizzato sulla card mediante operazioni di caricamento su due diversi borsellini:

• borsellino Utente
• borsellino Struttura

Il borsellino Utente sarà quello caricato volta per volta, a seguito di pagamento da parte dell'utente.

I moduli doccia/phon e i caricatori di credito da banco possono funzionare in modalità "stand-alone", ossia non hanno bisogno di alcuna interazione con il gestionale.

I moduli doccia/phon possono funzionare in modalità "Controllo giornaliero" attivato. In questo caso, mediante connessione WiFi, potranno attivare una importante funzionalità utile alla corretta gestione del borsellino struttura. Infatti, per evitare che il credito struttura superfluo, riconosciuto ad un particolare utente, venga utilizzato da altri utenti non autorizzati, si renderà disponibile l'utilizzo di un numero definito di servizi doccia e phon al giorno e non tutti quelli resi disponibili dal contenuto del borsellino struttura. Esaurito il credito giornaliero assegnato, l'utente che vorrà continuare a utilizzare il servizio potrà farlo mediante il credito presente nel suo borsellino utente.

La gestione statistica permette di effettuare una serie di analisi utili al gestore:

• l'analisi degli ingressi attraverso la quale potrà determinare le fasce orarie più o meno inflazionate e quindi decidere di promuovere le fasce orarie "vuote" con promozioni.
• l'analisi degli incassi attraverso la quale potrà controllare il flusso degli incassi associati alle varie attività/corsi, che producono maggiori o minori introiti
• l'analisi degli abbonamenti non rinnovati attraverso la quale potrà effettuare delle promozioni per invogliare gli utenti che non hanno rinnovato
• l'analisi dei consumi idrici ed elettrici derivanti dall'uso dei servizi a pagamento, attraverso la quale potrà stabilire se le tariffe determinate, per tali servizi, sono congrue o meno

Inoltre l'operatore o il gestore potrà effettuare delle campagne con newsletter SMS o Telegram ed informare la clientela su eventuali promozioni, sospensioni del servizio o avvisi vari.